6 types de logiciels pour les besoins de votre équipe juridique interne | JD Supra

La plupart des équipes juridiques dépendent fortement des documents et de la communication pour leur travail, et la gestion de toutes les opérations connexes peut ne pas être aussi simple que vous le souhaiteriez. À moins que vous ne changiez votre approche de la gestion des documents et que vous commenciez à explorer des solutions technologiques qui améliorent l’efficacité de l’équipe.

Les logiciels d’automatisation ont aidé de nombreuses entreprises et départements à rationaliser la totalité ou la plupart de leurs opérations et à améliorer leur efficacité. La même chose peut être faite pour une équipe juridique.

Dans cet article, concentrons-nous sur les types de logiciels d’automatisation pour les conseils d’entreprise ainsi que sur certains des meilleurs exemples.

1. Gestion des affaires

Toutes les questions juridiques nécessitent une paperasserie abondante, telle que des budgets, des formulaires, des rapports et des factures. Et dans les conflits qui durent des années, la paperasserie peut remplir les archives jusqu’au point d’éclatement.

Mais le poids n’est pas le seul problème ici. Comment savez-vous si vous êtes toujours sur la bonne voie avec le budget, par exemple, ou quel est l’état d’avancement d’un certain dossier ? Sans outil dédié, vous perdrez beaucoup de temps à essayer d’extraire certaines informations.

Le logiciel interne de gestion des affaires juridiques, d’autre part, peut rationaliser les opérations juridiques car il facilite ce qui suit :

• disposer d’un emplacement unique pour la création, le stockage et le partage des dossiers de cas qui garantit une collaboration aisée ;

• organisation des détails de la matière propres aux différents clients ou projets ;

• des rappels personnalisés pour suivre les délais ; et

• suivi de l’avancement des tâches spécifiques liées à l’affaire.

Un bon exemple est Matter.Space de BusyLamp, car il agit comme une source unique de vérité pour les données liées à l’affaire, comme les e-mails, les documents, les délais et les conseillers externes. Cela permet de créer une vue architecturale approfondie de vos activités juridiques.

2. Gestion du cycle de vie des contrats

Les contrats ont un cycle de vie composé de plusieurs étapes, notamment la création du contrat, la collaboration, la révision, l’approbation, la signature, le stockage et l’analyse, ainsi que le suivi des obligations.

Sans aucune forme de visualisation, c’est juste beaucoup de papier et d’accords verbaux. Vous ne pourrez pas suivre le processus à chaque étape du cycle de vie et le faire efficacement. Cela entraîne une erreur humaine, ainsi qu’une perte de temps et des coûts plus élevés.

Le logiciel de conseil d’entreprise, quant à lui, facilite les processus suivants :

• création de flux de travail pour les achats, les ventes, les contrats commerciaux généraux et les accords internes, pour n’en nommer que quelques-uns ;

• gagner du temps lors de la création de contrats grâce à des modèles de contrat de base pré-approuvés ;

• collaboration en temps réel sur les contrats entre les membres de l’équipe et avec d’autres parties impliquées, comme faire des commentaires et des suggestions ;

• fournir des signatures électroniques pour finaliser les contrats avec les partenaires distants ;

• l’historique du contrat afin que différentes versions d’un document puissent être comparées et utilisées lors de la négociation ;

• stocker tous les contrats dans un cloud afin qu’ils puissent être récupérés à tout moment, à n’importe quelle étape du cycle de vie du contrat ; et

• évaluer la performance du contrat en fonction de sa géographie, de son client, etc.

L’un de ces outils d’automatisation de documents est AXDRAFT. Il permet d’automatiser la gestion des contrats en ligne, de la rédaction au stockage, au renouvellement et à l’analyse. De cette façon, vous pouvez économiser jusqu’à 40 % de votre temps consacré au traitement des contrats. Il est également parfait pour la collaboration en équipe et avec d’autres parties prenantes car l’outil est basé sur le Web.

3. Gestion des conseils externes

Un conseil extérieur signifie externaliser des tâches juridiques. Cela peut améliorer le temps et la rentabilité tant que votre entreprise partenaire connaît le type de travail que vous essayez d’externaliser et que vous pouvez suivre les progrès et les heures passées.

Comment savoir où en est le travail sans espace de collaboration ? Bien sûr, vous pouvez communiquer par e-mail, mais ce n’est pas le meilleur gestionnaire de tâches.

Le logiciel de gestion des avocats externes facilite :

• collaboration en temps réel entre les équipes juridiques internes et les fournisseurs externes ;

• rationaliser les processus administratifs pour améliorer le retour sur investissement ;

• garantir la responsabilité du vendeur ; et

• suivre l’avancement des tâches et les échéances.

Un bon exemple est Dazychain car il peut vous aider à trouver et à communiquer avec des partenaires d’externalisation et à les facturer.

4. Gestion des connaissances et des documents

Un système interne de gestion des documents juridiques permet de numériser et de stocker tout document juridique produit par votre entreprise. Ces outils vous permettent de :

• baliser et indexer les informations pour une récupération future ;

• enregistrer l’historique des modifications ; et

• créer des pistes légales et documenter qui a accédé aux données.

Vous pouvez aller au-delà de cela et vous concentrer sur la conservation des connaissances juridiques, plutôt que sur les seuls documents. Fondamentalement, il devient la bibliothèque juridique d’une entreprise sous la forme d’un wiki ou d’une base de données et prend en compte les taxonomies juridiques. De tels outils facilitent :

• recherches d’informations pour la recherche d’informations juridiques ;

• collecte de données auprès de sources internes et externes ; et

• la découverte de preuves dans les outils qui utilisent l’IA.

L’un ou l’autre type de logiciel est bien meilleur que la simple numérisation et le stockage dans un dossier informatique. Cette option prend du temps, est inefficace et n’offre pas une sécurité adéquate.

Un exemple d’outil de gestion de documents est eFileCabinet où vous pouvez stocker et partager des fichiers, comme des factures, des témoignages, etc. C’est une bonne option si vous avez besoin d’un système de classement semblable à Google ou OneDrive mais qui est adapté à l’organisation des documents.

5. Gestion des tâches

La gestion des tâches est le processus de planification, de suivi, d’exécution et de rapport sur un travail. Le logiciel assume le rôle de suivi de la progression, des délais, des cessionnaires et des sous-tâches.

Sans logiciel de gestion des tâches, la partie surveillance est difficile. Qui est responsable ? Quand la tâche est-elle due ? Où trouver les documents associés ?

Les outils aident à répondre à ces questions en facilitant les éléments suivants :

• collaboration au sein de l’équipe et avec les autres départements ;

• suivi de l’avancement et des délais d’une tâche ;

• suivre l’avancement d’un projet via des fonctions de chronologie et/ou de calendrier ; et

• notification des collaborateurs en cas de modification d’une tâche, comme des commentaires ou lorsque le statut ou le délai est modifié.

Il existe deux excellents exemples – Trello et Asana. Les deux ont des versions gratuites et des abonnements premium avec une vue chronologique et des options de rapport.

6. Rapports et analyses

Tout document juridique produit des données qui peuvent être extrapolées visuellement sous forme de tableaux et de graphiques. C’est à cela que servent les outils de reporting et d’analyse : créer des représentations visuelles qui peuvent vous aider à analyser le travail de votre équipe juridique et à prendre d’autres décisions.

Sans rapport ni analyse des données, il est difficile de planifier, de prévoir et de budgétiser efficacement le travail de votre équipe juridique.

Les outils facilitent :

• collecte de données sur l’ensemble des contrats ;

• organisation des données de manière compréhensible ; et

• création de rapports segmentés granulaires pour le suivi des performances.

FAQ

Qu’est-ce qu’une équipe juridique interne ?

Une équipe juridique interne est un groupe de spécialistes qui connaissent intimement la loi et votre entreprise. Une telle équipe soutient la stratégie commerciale d’une entreprise avec des conseils sur les normes éthiques et les risques juridiques. Dans certains cas, l’équipe peut également rechercher des moyens de réduire les délais dans les limites légales de l’État ou du pays où vous opérez.

Que fait une équipe juridique interne ?

Une équipe juridique interne aide à résoudre les problèmes commerciaux, à conclure des accords et à traiter d’autres questions telles que les questions fiscales ou liées à l’emploi.

Comment gérer un service juridique ?

La gestion d’un service juridique n’est pas très différente de la gestion de n’importe quelle autre équipe : vous structurez la charge de travail, établissez la confiance, cultivez les talents, trouvez des moyens d’améliorer l’efficacité et surveillez les performances. Il existe cependant quelques distinctions, et les KPI suivants peuvent vous aider :

• quelle valeur économique votre service juridique génère-t-il ;

• vos dépenses courantes ;

• la quantité de travail de grande et de faible valeur effectué par votre équipe juridique ; et

• la charge de travail provenant d’autres services.

Et voici quelques conseils supplémentaires pour gérer une équipe productive :

1. Utiliser un logiciel de gestion des tâches pour gérer la charge de travail du service.

2. Planifiez, budgétisez et suivez le succès à l’aide d’outils de création de rapports.

3. Collaborez avec d’autres parties via le logiciel CLM.

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’un service juridique ?

Votre entreprise a besoin d’un service juridique pour s’assurer que vos actions sont conformes aux lois locales et nationales, ainsi que pour protéger votre entreprise et ses partenariats d’un point de vue juridique. C’est vital pour accéder aux risques juridiques et pour vous conformer à l’éthique et aux réglementations, mais cela aide également votre entreprise lorsqu’elle est confrontée à des problèmes dans les limites de la loi.

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