Promouvoir la créativité dans le développement de logiciels avec la méthode Kaizen

Les développeurs de logiciels ont-ils un cerveau droit ou gauche ? La logique supposerait que le côté gauche du cerveau, dont les neuroscientifiques nous disent qu’il est connecté à nos pensées quantitatives et objectives, contribuerait très probablement à la capacité d’écrire un bon code.

Mais le développement de logiciels n’est pas seulement une entreprise technique. Le processus nécessite de l’inspiration pour résoudre des problèmes complexes en appliquant des connaissances spécialisées.

Les organisations qui encouragent les activités pour chatouiller le côté droit du cerveau – qui est censé être plus axé sur l’émotion, l’art et la créativité – sont plus susceptibles de favoriser les équipes de développement de logiciels qui sont des innovateurs, pas seulement des implémenteurs.

Alors, comment les organisations de développement logiciel peuvent-elles aider les membres de leur équipe de développement logiciel à engager les deux côtés de leur cerveau ? Chez SenecaGlobal, nous avons adopté la méthode Kaizen comme un moyen intentionnel de motiver et de récompenser les programmeurs pour avoir pensé au-delà de la tâche à accomplir et générer des solutions qui ont un impact de grande envergure.

Qu’est-ce que la méthode Kaizen ?

La méthode Kaizen crée des améliorations continues en mettant en œuvre des changements positifs constants. Au fil du temps, ces petites améliorations graduelles peuvent produire des résultats significatifs. C’est depuis longtemps un principe clé des méthodes de production au plus juste.

En anglais, le mot « kaizen » signifie changer pour le mieux (kai = changer, zen = bien). La philosophie a été introduite pour la première fois chez Toyota au Japon après la Seconde Guerre mondiale. Le constructeur automobile a formé des cercles de qualité – des groupes de travailleurs qui effectuent des tâches similaires – dans son processus de production. Les équipes se réunissaient régulièrement pour identifier et examiner les problèmes liés au travail, analyser la situation et offrir des suggestions d’amélioration.

Masaaki Imai a popularisé le concept de Kaizen dans deux livres sur la gestion des processus métier et via le Kaizen Institute Consulting Group (KICG), fondé en 1985 pour aider les entreprises occidentales à appliquer les principes.

Les dix principes de la philosophie Kaizen sont :

1. Abandonnez les hypothèses.
2. Soyez proactif dans la résolution des problèmes.
3. N’acceptez pas le statu quo.
4. Abandonnez le perfectionnisme et adoptez une attitude de changement itératif et adaptatif.
5. Cherchez des solutions au fur et à mesure que vous trouvez des erreurs.
6. Créez un environnement dans lequel chacun se sent autorisé à contribuer.
7. N’acceptez pas le problème évident ; au lieu de cela, demandez « pourquoi » cinq fois pour atteindre la cause première.
8. Recueillez les informations et les opinions de plusieurs personnes.
9. Faites preuve de créativité pour trouver de petites améliorations à faible coût.
10. Ne jamais cesser de s’améliorer.

L’application de la méthode Kaizen est flexible et peut prendre plusieurs formes selon la taille d’une organisation et sa culture. Parce que les membres de l’équipe initient des opportunités d’amélioration à tous les niveaux, cela nécessite un cadre de gestion axé sur l’autonomisation de chacun pour contribuer à une transformation positive par rapport à une approche descendante.

Les organisations qui mettent en œuvre avec succès la méthode Kaizen suivent généralement un chemin entrelacé pour la découverte d’opportunités d’amélioration et la mise en œuvre de changements positifs.

Application de la méthode Kaizen au développement logiciel, étude de cas SenecaGlobal

SenecaGlobal a décidé d’adopter l’approche Kaizen pour aider à construire une culture d’apprentissage continu, d’intégration et d’innovation pour les employés et les clients.

Nous avons conçu trois modèles de la méthode Kaizen à appliquer au processus de développement logiciel : réactif, proactif et innovant. Les trois méthodes visent à produire un code zéro défaut et/ou des processus de travail (flux) qui dépassent les attentes des clients.

1. Kaizen réactif cherche à surmonter les problèmes initiaux identifiés au cours du processus de développement logiciel, tels que les cibles de défauts non atteintes ou les inefficacités dans le temps de cycle.

Par exemple, en appliquant les principes Kaizen, un associé de SenecaGlobal a identifié que le dossier de conception standard utilisé pour lancer de nouveaux produits ou fonctionnalités était trop complexe pour les clients. À la suite de cette découverte, notre équipe a pu développer un outil de prototypage innovant qui permet aux ingénieurs logiciels d’expliquer plus simplement le processus de conception de bout en bout.

L’outil s’est avéré précieux, augmentant les approbations de conception de solution à 100 %, aidant à réduire les temps de développement de 40 % et à identifier les exigences de sécurité en amont. SenecaGlobal utilise désormais l’outil pour la plupart des engagements clients ainsi que pour les projets internes.

2. Kaizen proactif cherche des moyens d’améliorer les performances standard, telles que le dépassement des objectifs de satisfaction client ou l’amélioration proactive des compétences en prévision des exigences du produit.

En appliquant le modèle proactif Kaizen, SenecaGlobal a récemment lancé un processus innovant pour améliorer le taux de facturation d’un client clé en mettant en œuvre des méthodologies agiles et en effectuant des évaluations régulières des risques pour les délais de livraison. Dans le cadre de la découverte, les développeurs ont découvert un moyen d’éliminer le besoin d’une solution logicielle tierce pour déchiffrer/chiffrer les paiements par carte de crédit, ce qui a permis de réaliser d’importantes économies. Nous avons également mis en place un tableau de bord permettant au client de surveiller et d’analyser les données d’expédition, ce qui a permis au client de demander des exonérations fiscales supplémentaires auprès de gouvernements étrangers via un processus de règlement.

3. Kaizen innovant est la conceptualisation et la mise en œuvre d’idées créatives telles que le développement d’une nouvelle solution ou offre de services, l’application de nouveaux outils et technologies et la création d’un nouveau produit de travail.

Par exemple, en suivant la méthodologie Kaizen, un associé de SenecaGlobal a analysé le processus utilisé par un client pour allouer des commandes importantes à l’expédition par camion. Il s’est rendu compte qu’il était possible de diviser les quantités commandées plus précisément en bons de commande en fonction de la capacité réelle des camions à contenir des palettes de produit. Le processus existant était moins précis, ce qui entraînait une perte de temps et de main-d’œuvre dans l’entrepôt et le service des achats. La nouvelle solution a augmenté la métrique d’efficacité du client de 50 %.

Le processus d’innovation et d’amélioration

Pour mettre en œuvre les méthodes Kaizen réactives, proactives et innovantes, les équipes de développement logiciel suivent un processus d’innovation et d’amélioration en huit étapes qui varie légèrement entre les trois types.

Penser au-delà des projets techniques

En fin de compte, l’objectif de la méthode Kaizen est d’améliorer la productivité et la qualité tout en apportant des changements positifs au contrôle des coûts, au moral des employés et à la sécurité. Parallèlement aux initiatives Kaizen dans le processus de développement logiciel, il est utile d’impliquer les services de support pour découvrir des améliorations opérationnelles. De cette façon, l’ensemble de l’organisation se concentre sur la reconnaissance et la mise en œuvre des changements induits par les employés qui améliorent le travail d’équipe, le service client et l’excellence des produits.

Des équipes interfonctionnelles composées d’employés techniques et non techniques offrent à chacun la possibilité de développer de nouvelles compétences et d’identifier comment des améliorations peuvent être mises en œuvre à l’échelle de l’entreprise ou d’augmenter d’autres pratiques établies. Par exemple, chez SenecaGlobal, nous avons un comité Kaizen qui se réunit tous les mois pour partager des idées, évaluer les progrès et déterminer les récompenses de reconnaissance des employés.

Avantages pour les participants

En plus d’aider l’organisation sponsor à améliorer ses processus, l’état d’esprit Kaizen peut être personnellement bénéfique pour les participants en créant un cadre pour :

• Ensembles de compétences techniques et opérationnelles avancées
• Reconnaître et récompenser la résolution de problèmes innovante
• Prendre des risques sans craindre l’échec
• Collaborer et réseauter avec des collègues en dehors des équipes de projet
• Développer de nouvelles solutions ou services pouvant être mis en œuvre dans l’ensemble de l’organisation

Chez SenecaGlobal, nous avons vu nos associés bénéficier d’une meilleure clarté sur la façon dont leurs contributions individuelles s’ajoutent aux améliorations qui ont un impact positif sur l’entreprise et nos clients.

Conseils pour déployer des programmes Kaizen réussis

L’état d’esprit Kaizen ne se produit pas de manière organique. D’après notre expérience chez SenecaGlobal, nous savons qu’il faut une planification minutieuse, une formation et un accompagnement continu pour produire des résultats. Pour assurer le succès, les équipes de développement de logiciels doivent être intentionnelles sur la façon dont elles cultivent l’état d’esprit Kaizen.

1. Créez une équipe Kaizen de base avec des représentants de nombreux départements (par exemple, la haute direction, le développement et la livraison de produits, la qualité et les ressources humaines) pour gérer les efforts et favoriser l’adoption de processus formels, de modèles et d’outils. Chez SenecaGlobal, nous constatons que cette équipe nous maintient tous sur la bonne voie pour atteindre nos objectifs.
2. Développer et mener une formation continue afin que les membres de l’équipe comprennent comment mettre en œuvre la méthode Kaizen et définir des attentes sur la façon dont l’état d’esprit s’applique à leurs rôles. Notre équipe organise régulièrement des formations et des ateliers.
3. Organisez des sessions trimestrielles où les membres de l’équipe partagent leurs apprentissages et leurs réussites. Le Covid-19 a poussé nos réunions en ligne. Lorsque nous pouvons à nouveau nous rencontrer en personne, nous aimons partager nos idées pendant le déjeuner. Nous créons souvent des événements et des concours pour les associés afin de stimuler d’autres idées d’amélioration. Il est également utile de créer des vidéos que les associés peuvent évaluer lorsqu’ils ont besoin d’un rappel ou sont à la recherche d’inspiration.
4. Développez un programme de récompense et de reconnaissance qui incite les membres de l’équipe à explorer de nouvelles idées en dehors des tâches habituelles. SenecaGlobal remet des prix Kaizen tous les six mois et décerne un prix de reconnaissance instantanée pour l’excellence des réalisations individuelles et d’équipe.
5. Suivez et mesurez les plans d’action basés sur les découvertes découvertes via la méthode Kaizen à valider avant de les mettre en œuvre à l’échelle de l’entreprise. Nous constatons que l’adoption de processus, de modèles, d’outils et de mesures Kaizen standardisés simplifie le processus d’évaluation des plans d’action pendant le développement et après leur mise en œuvre.
6. Demandez aux clients (internes et externes) de fournir des commentaires sur l’accent mis par l’équipe sur l’innovation et l’amélioration continue. Nous demandons des commentaires dans nos enquêtes de satisfaction client et travaillons sur ces entrées, ajoutant ainsi de la valeur au-delà de la livraison des tâches.

Une culture de la créativité

Adopter l’état d’esprit Kaizen pour le développement de logiciels est une opportunité de démontrer l’engagement de votre entreprise envers une culture de la créativité. La méthodologie aide les ingénieurs et les développeurs à exploiter les deux côtés de leur cerveau pour explorer des solutions innovantes.

La formation et le soutien continu du programme aident les membres de l’équipe à savoir quand et comment appliquer des mesures d’amélioration proactives, réactives et innovantes. Chez SenecaGlobal, toute notre organisation sait qu’elle a la liberté de prendre des risques, d’essayer de nouvelles choses et d’être reconnue pour ses découvertes.