Les travailleurs sociaux gênés par le logiciel de placement familial des années 90 que l’État n’a pas remplacé

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Le Texas a versé plus de 100 millions de dollars dans le logiciel de placement familial vieillissant des États connu sous le nom d’IMPACT. Cette application des années 1990 aide les assistants sociaux à savoir où sont placés les enfants maltraités et négligés, ainsi que les services de santé et la scolarité qu’ils ont reçus.

Mais malgré les plaintes des travailleurs sociaux fatigués du département des services familiaux et de protection du Texas qui utilisent quotidiennement le système désuet et des législateurs qui entendent parler des lacunes du système à chaque session législative, et même une réprimande d’un juge fédéral, il n’est pas prévu de le remplacer de si tôt.

Lors d’une audience du comité de la Chambre le mois dernier, le représentant de l’État Gene Wu, D-Houston, a pressé le commissaire du DFPS de moderniser IMPACT : J’ai vu des bâtiments monter en moins de temps. Pouvons-nous jeter de l’argent sur ce problème? Pouvons-nous accélérer cela?

Mais Stephanie Muth, la nouvelle commissaire du DFPS qui connaît bien les antécédents d’IMPACT, a déclaré qu’un remplacement complet du système n’était pas dans un avenir proche.

Avant de dire que nous devons remplacer davantage la technologie ou jeter IMPACT et commencer quelque chose de nouveau, il est très important que vous ayez défini votre processus métier, a déclaré Muth, tempérant l’urgence et les attentes des représentants de Houston pour une refonte. Ce ne serait pas un processus qui prendrait un exercice biennal ou deux, et il faudrait planifier cela. Donc, je pense toujours que nous parlons de l’avenir.

Désorganisation, duplication et incohérence

IMPACT, abréviation de Information Management Protecting Adults and Children in Texas, a été créé sur la base des réglementations fédérales de 1993. Il a été construit avant que le premier iPhone n’arrive sur les étagères des magasins pour suivre et gérer les services pour les enfants en famille d’accueil.

Au cours des 30 années qui ont suivi, les navigateurs Web ont été lancés puis abandonnés. Apple a sorti plus de 30 itérations de l’iPhone. Le système de protection de l’enfance de l’État, quant à lui, fonctionne sur le même système technologique.

Aujourd’hui, dans le cadre de leur travail quotidien, les assistants sociaux du DFPS recherchent physiquement les documents manquants dans le système. Les tuteurs se retrouvent souvent avec des informations inexactes ou incomplètes sur les enfants en famille d’accueil qu’ils ont accepté de prendre en charge.

Le logiciel obsolète a été réprimandé par un juge fédéral dans une affaire en cours sur la façon dont DFPS s’occupe des enfants en famille d’accueil. La juge de district américaine Janis Jack à Corpus Christi a critiqué pendant des années la désorganisation, la duplication et l’incohérence des dossiers des enfants adoptifs du Texas. Dans sa décision initiale, Jack a tenté d’ordonner une refonte d’IMPACT, mais ce mandat a été annulé par la 5ème Cour d’appel du circuit des États-Unis.

Les problèmes inhérents au système IMPACT obsolète du DFPS entravent davantage la capacité des travailleurs sociaux à examiner les informations importantes des dossiers électroniques, a déclaré Jack pour la première fois en 2015. Cela crée des opportunités pour que des tâches importantes liées à la sécurité passent entre les mailles du filet, en particulier lorsque les cas sont transférés entre les travailleurs.

La fonctionnalité limitée d’IMPACT signifie que les assistants sociaux ne peuvent pas télécharger ou stocker des documents tels que des certificats de naissance, des dossiers scolaires et des évaluations médicales, le type d’informations nécessaires pour évaluer les besoins scolaires et de santé d’un enfant. Avec un logiciel aussi ancien, les employés de l’État doivent être liés à un ordinateur portable ou à une tablette pour mettre à jour le dossier d’un enfant, car IMPACT n’est pas compatible avec les téléphones mobiles.

Dans les années 90, Internet existait à peine. Les gens ne faisaient pas leur travail sur des ordinateurs portables, a déclaré Hope Osborn, responsable des politiques et du plaidoyer au groupe de réflexion basé sur les données Texas 2036. Maintenant que nous étions à l’ère numérique, la plupart des emplois des gens tournent autour de leurs téléphones et ordinateurs. Si vous avez un système qui rend plus difficile pour eux d’utiliser ces choses, vous avez une certaine tension.

Les parties extérieures, y compris les centres de traitement résidentiels et autres établissements hébergeant des enfants, n’ont pas accès à IMPACT. En conséquence, les gardiens ont reçu des informations incorrectes ou incomplètes sur les enfants placés sous leur garde. Cela complique la mise en œuvre de la prise en charge communautaire, qui implique l’externalisation d’une partie des tâches des services de protection de l’enfance à des tiers locaux.

Christie Carrington a travaillé comme assistante sociale pendant 13 ans avant de prendre sa retraite en avril dernier. Étant donné que les dossiers scolaires ne peuvent pas être téléchargés, elle rendrait visite à un registraire des écoles pour obtenir des informations sur la scolarité d’un enfant. Et parce que les centres de traitement résidentiels n’ont pas accès au système, elle remplissait régulièrement de longs formulaires avant qu’un enfant ne soit placé dans l’établissement. Après 13 ans, elle a dit que tout ce que la saisie faisait partie du travail.

Ces mêmes travailleurs sociaux accédant à IMPACT ne peuvent pas voir les mises à jour en temps réel, selon une évaluation de 2014 d’IMPACT. Pour les enfants en famille d’accueil qui vivent plusieurs placements ou travaillent avec plusieurs travailleurs sociaux, IMPACT peut entraver la transition.

Les outils et ressources informatiques actuels exigent des ressources de temps considérables loin des enfants et des familles. Le personnel passe un temps considérable à effectuer des tâches administratives pour charger des informations dans les systèmes, souvent de manière fastidieuse, selon le rapport.

Pansements sur un système vieillissant

Texas 2036 et la Texas Alliance of Child and Family Services ont estimé en janvier qu’un nouveau système d’information sur la protection de l’enfance coûterait initialement au Texas environ 80 millions de dollars. Mais il existe des sources de financement disponibles.

En guise d’incitation, les avocats impliqués dans le litige fédéral contre le DFPS ont proposé de céder les frais juridiques qu’ils ont gagnés à l’État pour financer un nouveau système technologique.

Il y a huit ans, le gouvernement fédéral a également commencé à encourager les États à moderniser leurs systèmes de données sur les familles d’accueil en proposant de rembourser jusqu’à 50 % des coûts d’un État si les nouveaux programmes incluent une conception plus adaptée aux mobiles capable de mises à jour en temps réel.

Même ainsi, le Texas reste l’un des quatre États récalcitrants qui n’ont pas déclaré leur intention de se conformer aux normes fédérales conviviales, avec l’Alaska, le Massachusetts et le Nebraska. Alors que la plupart des États ont signé, ils sont toujours en train de réviser leurs propres systèmes.

Lorsque les normes fédérales sont sorties en 2015, le DFPS s’est retiré parce que les règles étaient trop restrictives, a déclaré un porte-parole de l’agence. Le département fédéral de la santé a depuis assoupli les réglementations liées au remboursement.

Nous discutons maintenant avec d’autres États de leurs expériences et évaluons nos propres besoins avant de décider des prochaines étapes, a déclaré Patrick Crimmins, porte-parole du DFPS.

Michael Corrigan fait partie d’une équipe de fournisseurs proposant un programme, VitalChild, qui répondrait à ces nouvelles normes fédérales. Il a déclaré que les États peuvent hésiter à changer leurs systèmes pour se conformer aux nouvelles directives en raison de priorités concurrentes au sein de l’agence de protection de l’enfance.

Corrigan a déclaré que le roulement de la direction peut également contribuer à des retards dans la priorisation d’un grand projet comme le remplacement d’un système informatique. Au cours des derniers mois, le DFPS a résisté à une série de changements de direction, y compris le commissaire qui est entré en fonction en janvier.

Chaque jour est chaos. Quand trouvent-ils le temps ? dit Corrigan. Le changement est difficile. Vous devez avoir l’argent pour commencer et le temps de déterminer quelle (solution) conviendrait.

Au cours de la dernière décennie, l’État a dépensé 101 millions de dollars en fonds de recettes générales pour la modernisation ainsi que d’autres coûts pour maintenir et mettre à jour le système, selon les données de l’État obtenues par Texas 2036.

L’État est sur le point de dépenser des millions de dollars supplémentaires pour peaufiner IMPACT. Le DFPS a demandé plus de 68 millions de dollars dans le budget 2024-2025 pour renforcer les technologies de l’information et les ressources de données, y compris IMPACT. IMPACT à lui seul devrait coûter environ 3 millions de dollars pour ce cycle budgétaire à maintenir.

Osborn, avec Texas 2036, a déclaré que s’en tenir à IMPACT gaspillait l’argent de l’État lorsqu’un remplacement du système est imminent.

Certains des efforts sont là, mais vous ne pouvez mettre qu’un nombre limité de pansements sur un système qui ne peut pas faire la fonctionnalité de base de ce que vous voulez qu’il fasse, a déclaré Osborn.

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