Ce que vous devez savoir sur la règle de candidature Internet de l’OFCCP

La règle de candidature Internet de l’Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) façonne le processus d’embauche des employeurs qui font affaire avec le gouvernement fédéral.

La réglementation vieille de 15 ans dicte quels dossiers de candidature les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent conserver, comment affiner les bassins de candidats en ligne et comment solliciter les données démographiques requises. des demandeurs d’emploi en ligne.

Sonia Chapin, SHRM-SCP, experte en assistance à l’audit de l’OFCCP et consultante en gestion chez Berkshire Associates, une société de conseil et de technologie axée sur la conformité à l’action positive à Columbia, dans le Maryland, passe en revue les bases de la règle ci-dessous.

SHRM en ligne : Quel est l’objectif principal de la règle du candidat Internet ?

Chapin : Il a été créé pour traiter spécifiquement de la tenue de dossiers pour les candidats en ligne des entrepreneurs. Cela est dû au fait que les bassins de candidats augmentaient à mesure que le recrutement était passé du papier au en ligne au début des années 2000. Les entrepreneurs étaient auparavant tenus de signaler tous les candidats pour un poste donné, y compris ceux qui n’avaient pas d’expérience pertinente pour les emplois, et recevaient plus d’indicateurs d’impact négatif avec les plus grands bassins. Pour réduire les pools présentés à l’OFCCP, les entrepreneurs ont déplacé les sollicitations de race et de sexe à l’étape des entretiens, ce qui, selon l’OFCCP, était trop tard dans le processus. Les entrepreneurs ont ensuite demandé aux régulateurs une méthode standard pour réduire les piscines. La règle des candidats Internet est entrée en vigueur en 2006. Elle ne s’applique qu’aux entrepreneurs et sous-traitants fédéraux.

SHRM en ligne : Pour les employeurs, le principal avantage de la règle réside-t-il dans le fait qu’elle leur donne un moyen d’affiner leurs vastes bassins de candidats en ligne ?

Chapin : Oui, principalement en supprimant les candidats qui ne possèdent pas les qualifications de base et en permettant des techniques de gestion des données. Certains entrepreneurs adoptent une règle selon laquelle les candidats sont examinés par lots de 10 ou 20, par exemple, ou qu’un candidat sur trois est examiné jusqu’à ce qu’un nombre prédéterminé soit atteint, peut-être 30 candidats. De cette façon, les candidats qui ne sont pas considérés peuvent être exclus du bassin.

SHRM en ligne : Quelle est la principale raison de conserver ces dossiers de candidature? Les données sont-elles principalement utilisées pour l’audit de l’OFCCP ou pour l’élaboration des plans d’action positive des employeurs (PAA) ?

Chapin : Ces dossiers sont une partie obligatoire du PAA de l’entrepreneur. L’OFCCP souhaite que les sous-traitants utilisent les données de manière proactive, pour explorer les données pour voir quels titres ou étapes du processus entraînent des résultats négatifs, même s’ils ne sont pas soumis à un audit.

SHRM en ligne : Qui est un candidat Internet en vertu de la règle ?

Chapin : La définition de l’OFCCP comporte quatre volets : une personne doit soumettre une candidature ou un curriculum vitae en ligne ou via la technologie électronique ; l’entrepreneur doit considérer cette personne pour un poste particulier; le candidat doit posséder les qualifications de base pour le poste; le candidat ne peut se retirer du poste à aucun moment avant que l’offre ne soit faite.

Les candidats sont des personnes qui prennent une mesure affirmative pour obtenir un emploi en envoyant un curriculum vitae, en remplissant une candidature, en publiant un curriculum vitae sur un site d’emploi externe ou en répondant à des questions de présélection pour un employeur. La définition de l’OFCCP réduit effectivement un plus grand bassin de demandeurs d’emploi aux candidats réellement considérés pour un poste.

SHRM en ligne : Quels types de documents doivent être conservés ?

Chapin : Les curriculum vitae et les candidatures en ligne, ainsi que toute communication avec les demandeurs d’emploi concernant l’intérêt pour un poste doivent être conservés. Si les bases de données de CV internes sont recherchées, telles que le système de suivi des candidats de l’employeur (ATS), alors un enregistrement de chaque CV et quand il a été ajouté, le poste pour lequel chaque recherche a été effectuée, les critères de recherche utilisés et la date de la recherche doit être conservé. Pour les recherches externes, tout curriculum vitae répondant aux qualifications de base et considéré pour le poste, le dossier du poste pour chaque recherche, les critères de recherche et la date de la recherche doivent être conservés. La plupart des ATS et des bases de données d’emplois en ligne conservent les données des candidats dont vous aurez besoin.

SHRM en ligne : Et si vous récupériez également les candidatures et les curriculum vitae sur papier ?

Chapin : Si vous n’acceptez que les candidatures papier, la définition du candidat Internet ne s’applique pas, mais toutes les candidatures papier et les informations démographiques des candidats doivent toujours être conservées pour l’OFCCP. La plupart des entrepreneurs fédéraux sont passés aux ATS en ligne et peuvent appliquer la définition de candidat Internet de manière uniforme dans leurs bassins de candidats. Lorsqu’un entrepreneur examine des manifestations d’intérêt pour un poste via Internet ou des technologies de données électroniques connexes et des candidatures papier, la norme de candidature Internet s’applique à la sollicitation d’informations démographiques auprès de tous les candidats à ce poste.

SHRM en ligne : Les employeurs sont tenus d’inviter les candidats à soumettre certaines données démographiques liées à la race/l’origine ethnique et au sexe, et dans certains cas, le statut d’invalidité et le statut d’ancien combattant protégé, avant qu’une offre d’emploi ne soit faite. La soumission de ces données est volontaire, n’est-ce pas ? Est-ce que ça devient obligatoire ?

Chapin : Oui, c’est volontaire. Il ne devient jamais obligatoire pour les candidats ou les employés de s’identifier. Cependant, une fois que la personne est un employé, l’employeur est autorisé à signaler une observation visuelle de la race et du sexe afin que l’employé puisse être inclus dans le rapport EEO-1.

SHRM en ligne : Puisque la soumission de données est volontaire, comment un employeur prouve-t-il que des sondages d’auto-identification ont été offerts?

Chapin : Dans les audits que j’ai soutenus, c’est en soumettant des captures d’écran du système de candidature en ligne.

SHRM en ligne : Quel est le moment idéal dans le processus de recrutement pour collecter les informations démographiques ?

Chapin : Je recommande généralement dans le cadre du profil du candidat au tout début du processus. Notez que l’enquête d’auto-identification doit être proposée aux candidats pendant le processus de candidature, et de nouveau après qu’une offre a été prolongée mais avant le premier jour de travail.

SHRM en ligne : Est-ce que saisir l’étape du processus de recrutement au cours de laquelle les candidats ne sont pas pris en considération pour un poste est requis ou simplement recommandé ?

Chapin : Juste recommandé. je recommande de capturer lorsque le candidat a quitté le processus et Pourquoi le candidat est parti. Saisir l’étape dans laquelle se trouvent les candidats permet une analyse du processus à chaque étape. Cela entre en jeu lors de la conduite d’un examen plus approfondi des candidats envisagés pour l’embauche. Les données permettent aux employeurs de voir si une étape particulière a un impact négatif.

SHRM en ligne : Combien de temps les entrepreneurs doivent-ils conserver les dossiers des candidats ?

Chapin : Selon la taille de l’entreprise et le contrat, deux ou trois ans. Nous vous recommandons de conserver le PAA de l’année en cours et celui des deux années précédentes. Les données démographiques sollicitées et conservées en vertu de cette règle ne doivent pas être visibles par les responsables du recrutement et, idéalement, doivent être conservées séparément des autres fichiers de recrutement.

SHRM en ligne : Les sous-traitants sont-ils toujours tenus de se conformer aux exigences en matière de tenue de dossiers lorsqu’un fournisseur tiers est utilisé pour présélectionner, recruter ou sélectionner les candidats ? Dans ces cas, qui tient les registres requis?

Chapin : Oui, les entrepreneurs sont responsables de la conformité et doivent vérifier que leurs partenaires peuvent fournir des bassins de candidats sur demande. L’une ou l’autre des parties peut conserver les enregistrements. Mon client le plus proactif demande le pool à chaque placement réussi. Il arrive souvent que mes clients n’aient pas été en mesure de fournir ces enregistrements lors d’audits, ce qui peut entraîner une violation technique de l’OFCCP.