4 rôles de l’équipe d’achat de logiciels d’entreprise que le service informatique doit comprendre
Le personnel informatique et leurs collègues doivent comprendre les différents rôles qu’ils peuvent jouer dans l’équipe d’achat de logiciels d’entreprise.
La méthodologie de vente de Miller Heiman fournit un cadre utile pour les comprendre. Il définit les rôles d’achat distincts et décrit les responsabilités de chaque rôle. Chaque membre de l’équipe doit comprendre son rôle, pour s’assurer qu’il aide à choisir la meilleure technologie pour l’organisation.
Voici les quatre rôles de l’équipe d’achat de logiciels d’entreprise à travers le prisme du cadre Miller Heiman.
- Coach ou évangéliste. Quelqu’un dans ce rôle défend une technologie particulière.
- Acheteur économique. La personne dans ce rôle contrôle le budget.
- Acheteur technique. Les personnes occupant ce rôle doivent approuver le produit ou le service.
- Acheteur utilisateur. Ces personnes utiliseront le produit ou le service.
À ces rôles de Miller Heiman, la société de recherche Nemertes ajoute le rôle supplémentaire suivant :
- Influenceur. Bien que chaque rôle dans le cadre Miller Heiman ait une influence, certaines personnes extérieures à l’équipe d’achat officielle peuvent influencer les décisions d’achat, telles que les mentors, les membres du conseil d’administration et les dirigeants non officiels. Les influenceurs ne font pas officiellement partie du processus d’achat, mais leur opinion a du poids.
Coach ou évangéliste : défenseurs des nouvelles technologies
C’est le rôle le plus important car quelqu’un doit plaider pour qu’un tout nouvel achat se produise. Seul quelque chose comme un renouvellement de licence sur des services de base, appréciés et à prix raisonnable avance sans coach.
Chaque achat important commence par quelqu’un qui préconise que certains logiciels pourraient faire l’une des choses suivantes :
- résoudre le problème X ;
- améliorer le processus Y ; ou
- être une alternative moins chère aux logiciels existants.
Cette personne peut être le CTO ou un architecte, un ingénieur, un analyste ou un utilisateur final. Pour réussir, un évangéliste doit offrir des raisons convaincantes pour que l’organisation consacre le temps et l’attention du personnel à l’évaluation, à l’acquisition et au déploiement du logiciel ou des services. Ils n’ont pas à développer une analyse de rentabilisation détaillée avant de lancer les choses, bien que quelqu’un le fasse plus tard dans le processus.
Acheteur économique : finance la technologie
L’acheteur économique détient le budget qui paiera l’achat de la technologie. Habituellement, cette position leur donne un droit de veto sur les achats. Cependant, ils peuvent ne pas avoir la capacité d’autoriser l’achat.
Un acheteur économique de logiciels d’entreprise doit être un professionnel de l’informatique qui comprend les éléments suivants :
- les sources de revenus qui soutiennent l’entreprise ;
- les façons dont l’informatique prend en charge les revenus et les bénéfices ; et
- les façons dont le nouveau logiciel affectera potentiellement les revenus et les bénéfices.
L’acheteur économique peut ne pas avoir le pouvoir d’approuver un achat important, en particulier dans une petite organisation. Tout au plus, ils auront un pouvoir discrétionnaire limité, comme quelques milliers de dollars dans une petite organisation, peut-être 50 000 $ dans une plus grande.
La taille n’est pas le seul facteur. Le type de culture informatique joue également un rôle important. Les entreprises aux cultures informatiques conservatrices ont tendance à limiter les pouvoirs de dépenses informatiques, même pour le DSI. D’autre part, les entreprises avec des cultures informatiques agressives sont plus susceptibles de donner à la direction du service informatique un contrôle important des dépenses.
Ceux qui jouent le rôle d’acheteur économique peuvent réussir en communiquant efficacement sur la façon dont l’achat peut affecter les revenus et les bénéfices afin que ceux qui ont le contrôle des approbations puissent prendre une bonne décision.
Acheteur technique : examine le potentiel de conflits techniques et commerciaux
Les acheteurs techniques dans un achat de logiciel sont ceux qui évaluent à la fois la technologie ou le service et le fournisseur pour dire si l’investissement est justifiable pour ses capacités et admissible au niveau organisationnel. Les acheteurs techniques comprennent les ingénieurs, les développeurs, les analystes, les administrateurs, les architectes et les gestionnaires qui évaluent si un nouveau service ou produit est adapté à son objectif.
Ils doivent se demander s’il peut répondre aux exigences définies. D’autres acheteurs techniques peuvent inclure des membres des équipes d’achat ou juridiques, ou d’autres services qui examinent les termes et conditions des contrats. Les acteurs des domaines environnemental, social et de gouvernance qui valident l’impact de l’achat sur le plan social et environnemental sont également des acheteurs techniques.
Pour réussir dans le rôle d’acheteur technique, les professionnels de l’informatique doivent être attentifs aux détails et avoir l’esprit présent : « Est-ce que cela fait ce que nous devons faire maintenant, et ce que nous savons que nous devons faire bientôt ? » En outre, ils doivent identifier toutes les exigences auxquelles le produit ou service doit satisfaire.
Acheteur utilisateur : évalue l’adéquation au quotidien
Les acheteurs utilisateurs travaillent à l’intérieur et à l’extérieur de l’informatique. Ils se concentrent sur la façon dont le produit ou le service convient aux utilisateurs finaux ainsi qu’aux administrateurs, ingénieurs et autres qui doivent le fournir, le gérer et le maintenir. Ils jouent un rôle crucial dans la définition des exigences pour l’achat, ainsi que dans les déploiements et les tests de preuve de concept. Ils peuvent également aider à évaluer si les employés auront besoin de formation pour utiliser la nouvelle technologie et, si oui, quel type de formation.
Les acheteurs utilisateurs doivent réfléchir à tous les scénarios. Ils devraient demander : « Le logiciel peut-il faire X ? ainsi que des questions spécifiques sur la viabilité de leur entreprise. Par exemple, « Terry en comptabilité peut-il l’utiliser pour faire X rapidement et facilement ? » » et « L’équipe des opérations informatiques sera-t-elle en mesure de faire fonctionner ce système sans y consacrer une attention disproportionnée ?
Les acheteurs utilisateurs déterminent ce qui rend un outil « apte à l’emploi » et sont les moyens de l’organisation de filtrer les options qui ne satisfont pas aux exigences au-delà des capacités techniques. Le logiciel peut remplir son rôle au niveau technique mais peut être difficile à utiliser ou complexe à gérer.
Les bons acheteurs utilisateurs doivent concentrer leur attention sur la manière dont les nouveaux logiciels s’intégreraient dans le flux de travail des employés, à la fois à l’extérieur et à l’intérieur de l’informatique. Ainsi, ils parleront aux autres utilisateurs, poseront les bonnes questions et seront leur voix dans le processus d’achat global.
Influenceur : exerce une influence en dehors d’un rôle d’acheteur officiel
Les influenceurs n’ont aucune autorité pour définir des exigences, ni pour approuver ou bloquer un achat. Cependant, ils influencent les opinions des autres et peuvent affecter les efforts d’achat. Les utilisateurs dans d’autres rôles écoutent les opinions des influenceurs sur ce qui est un outil, un fournisseur ou un type de technologie souhaitable.
Les influenceurs peuvent faire l’une des choses suivantes :
- fournir un soutien décisif aux défenseurs de la technologie ;
- semer le doute chez les repreneurs économiques ; ou
- affecter la façon dont les acheteurs utilisateurs perçoivent la difficulté relative d’utiliser un produit ou comment il s’intégrerait dans l’environnement actuel.
Réussir en tant qu’influenceur est difficile car l’influenceur n’a pas le pouvoir de faire en sorte que les acheteurs et le coach prêtent attention à leur opinion. Pour réussir, un influenceur doit avoir fait ses preuves en matière de choix technologiques et doit savoir comment défendre efficacement ses choix auprès des acheteurs, des coachs et des dirigeants d’entreprise.
Les dirigeants et les acheteurs occupant d’autres rôles qui souhaitent contrer ou utiliser des influenceurs dans leur organisation doivent essayer de comprendre les opinions et la portée de l’influence de ces derniers.
Chacun de ces rôles d’équipe d’achat de logiciels d’entreprise est important pour choisir avec succès la bonne technologie pour une organisation donnée. Comprendre les différentes manières dont chacun doit contribuer augmentera les chances de succès.