10 meilleurs logiciels de gestion de projet de 2023

Fonctionnalités essentielles du logiciel de gestion de projet

Un logiciel de gestion de projet possède des fonctionnalités de base dont la plupart des projets ont besoin pour réussir. Cependant, des fonctionnalités supplémentaires ou uniques améliorent certaines options logicielles pour certaines équipes ou entreprises. Il est important de faire vos recherches pour comprendre quelles caractéristiques uniques pourraient rendre votre projet plus réussi en fonction de votre approche d’équipe, du type d’entreprise ou du type de projet. Certains outils et fonctionnalités de gestion de projet très appréciés incluent :

Outils de planification budgétaire. Les outils de planification budgétaire vous permettent de télécharger votre budget défini, puis de suivre les dépenses et les factures pour comparer les coûts du projet au budget prévu. En suivant cet écart, vous pouvez déterminer si vous rencontrez un problème de budgétisation. Les outils de prévision financière vous aident en outre à vous assurer que vous ne dépassez pas votre budget ou, pire, que vous devez arrêter le projet en raison d’un manque de fonds.
Outils de gestion des ressources. Les outils d’utilisation des ressources vous permettent de planifier, de suivre et d’enregistrer où des ressources telles que votre talent sont utilisées dans l’exécution des projets. Ce faisant, il aide à révéler les lacunes de disponibilité ou lorsque certains membres de l’équipe sont surutilisés (risque d’épuisement), puis à ajuster l’allocation des ressources pour prévenir les problèmes.
Fonctionnalités de gestion des tâches. Les fonctionnalités de gestion des tâches incluent des automatisations (qui éliminent les tâches redondantes des listes de tâches). Les exemples incluent l’automatisation de la facturation, l’identification des modifications critiques du projet et la gestion des flux de travail du projet. D’autres outils de gestion des tâches incluent des tableaux (pour visualiser le déplacement des tâches à travers leurs étapes jusqu’à leur achèvement), des calendriers, des vues chronologiques, la planification, le suivi des tâches et la hiérarchisation des tâches.
Fonctionnalités de gestion des risques. Les risques de projet courants incluent le dépassement du budget, avec un résultat de qualité inférieure à celui prévu ou ne pas se terminer à temps. De nombreux outils au sein d’un logiciel de gestion de projet peuvent vous aider à équilibrer les demandes concurrentes pour terminer le projet comme prévu, y compris les tableaux de chemin critique, les listes de contrôle, les outils de planification, les ventilations des coûts, les rapports sur les écarts de coûts et les échéanciers.
Rapports et graphiques. Le logiciel de gestion de projet propose des graphiques numériques pour la planification, le suivi et le réajustement des délais, du budget et de la qualité de vos projets selon les besoins. Par exemple, les diagrammes Kanban affichent les tâches sur un tableau chronologique et leur statut. Les diagrammes de Gantt donnent également un aperçu de la chronologie d’un projet avec ses phases, ses tâches et ses résultats. Vous pouvez collecter ou alimenter des données dans ces graphiques pour les mettre à jour en temps réel.
Application mobile. Les applications mobiles aident les équipes à suivre, gérer et livrer facilement les livrables du projet de n’importe où, ce qui permet de s’assurer que tous les membres sont toujours au courant, où qu’ils se trouvent. La connaissance en temps réel peut les aider à prendre des décisions intelligentes qui permettent aux projets de progresser comme prévu. Les applications offrent également un contenu personnalisé afin que les membres de l’équipe connaissent les tâches, les activités et les étapes qu’ils doivent accomplir chaque jour.
Intégrations. Les intégrations aident à améliorer les performances d’un logiciel de gestion de projet et à répondre à vos besoins. Les intégrations Slack et Google Drive, par exemple, permettent aux membres de l’équipe de collaborer au sein du logiciel sur les livrables du projet. De plus, Stripe permet à votre équipe de facturer les clients pour les livrables. De nombreux logiciels de gestion de projet offrent des centaines voire des milliers d’options d’intégration.
Outils de gestion des clients. De nombreux logiciels de gestion de projet offrent diverses fonctionnalités pour inclure vos clients dans l’exécution des projets, les tenir informés de l’état d’avancement des projets et entretenir une relation professionnelle. Ces outils comprennent des outils de vidéoconférence, la facturation et la possibilité d’ajouter des clients en tant qu’utilisateurs du logiciel de gestion de projet tout en gardant le contrôle sur ce qu’ils peuvent et ne peuvent pas voir.
Outils de collaboration. De nombreuses plateformes de gestion de projet offrent des outils pour aider les membres de l’équipe d’exécution de projet à travailler ensemble de manière transparente, même sur plusieurs sites. Certains se présentent sous la forme d’intégrations, comme Slack. D’autres, cependant, sont intégrés. Ces outils intégrés incluent souvent des calendriers partagés, des discussions de groupe, le partage de documents, des forums de discussion et des e-mails d’équipe.

Facilité d’utilisation

Recherchez des outils et des conceptions qui peuvent aider votre organisation à utiliser le logiciel plus facilement, malgré des obstacles tels qu’une faible connaissance des meilleures pratiques ou un nombre fastidieux de tâches à accomplir quotidiennement. Le choix des bonnes fonctionnalités de convivialité pour votre organisation dépend de nombreux facteurs, notamment la maîtrise de la technologie et la taille de votre entreprise. Cependant, certaines fonctionnalités de facilité d’utilisation couramment utilisées par les petites et moyennes entreprises sont :

Modèles.Les modèles de logiciel de gestion de projet intègrent les meilleures pratiques de gestion de projet.
Matériel d’apprentissage et opportunités.Les bases de connaissances logicielles permettent aux chefs de projet et aux membres de l’équipe d’apprendre à implémenter de manière experte les fonctionnalités du logiciel en se basant sur des définitions de termes simples, des vidéos, etc. Les démos sont une autre occasion d’apprendre via une interaction souvent en direct avec des experts en logiciels qui savent comment présenter ses fonctionnalités et répondre aux questions en termes simples.
Automatismes.Les automatisations rendent les tâches complexes instantanées et sans effort en supprimant les tâches répétitives et souvent fastidieuses des mains humaines. Moins d’interaction pratique facilite la gestion de l’implication des logiciels dans la gestion de projet. Les recettes d’automatisation prédéfinies rendent cette fonction facile à utiliser encore plus intuitive.
Application mobile.Sur le plan logistique, les applications mobiles facilitent l’utilisation du logiciel en facilitant la collecte et la diffusion des informations nécessaires et en aidant les membres de l’équipe à accomplir les tâches en temps opportun. Les praticiens de terrain de projet, par exemple, peuvent mettre à jour les informations pertinentes sur l’état d’un projet sans avoir à retarder le projet pour retourner au bureau pour saisir ces données.

Rapports et analyses

Les rapports dans le logiciel de gestion de projet présentent les données clés de manière significative pour vous aider à comprendre le succès ou les améliorations nécessaires de vos projets. Les meilleurs logiciels de gestion de projet proposent des tableaux de bord qui décomposent les données sous forme de graphiques, de tableaux, etc., pour rendre les informations à partir des données instantanées et intuitives.

Déterminez les types d’indicateurs de performance clés (KPI) que vous devrez peut-être suivre et les types de rapports nécessaires pour vous aider à les suivre. Ensuite, lors de l’évaluation de votre logiciel envisagé, explorez ses options de reporting et d’analyse et ses tableaux de bord pour déterminer s’ils ont ce dont vous avez besoin.

Les rapports courants qui peuvent être utiles dans un logiciel de gestion de projet incluent les rapports sur l’état du projet, la santé, la disponibilité de l’équipe, les risques, les écarts et les délais. Les KPI courants incluent le pourcentage de tâches achevées, le retour sur investissement (ROI), l’écart de calendrier, les heures planifiées par rapport aux heures réelles et la valeur planifiée du projet.

Ensuite, évaluez si le logiciel continuera à répondre à vos besoins en explorant si vous pouvez personnaliser les rapports ou les tableaux de bord pour répondre aux besoins à mesure qu’ils surviennent. Les options de personnalisation peuvent inclure la possibilité d’ajouter ou de supprimer des colonnes ou de créer de nouvelles vues de rapport.

Avis des clients

Les avis des clients offrent un aperçu du monde réel sur ce que c’est que d’utiliser le logiciel considéré et de faire affaire avec son fournisseur. Recherchez votre logiciel considéré sur des sites d’évaluation technique tels que Capterra et TrustRadius. Lisez les avis des utilisateurs passés et actuels. Ce faisant, vous découvrirez probablement les problèmes rencontrés par le logiciel, les coûts cachés non mis en évidence sur le site Web du fournisseur et comment le logiciel se compare aux solutions concurrentes.

Service client

L’accès à un support client de qualité garantit que, si un problème survient dans le logiciel, l’ensemble de votre projet ne déraille pas. Pour en savoir plus sur le support client de vos fournisseurs choisis, recherchez-le sur des sites d’examen tels que TrustRadius et consultez les plans de l’entreprise pour comprendre ce qui sera disponible pour vous et quand. Assurez-vous au moins que le support sera réactif pendant vos heures de bureau normales et via les supports que votre équipe a l’habitude d’utiliser.

Considérations relatives à la taille de l’entreprise

Lorsque vous examinez l’ensemble des fonctionnalités, rappelez-vous que les start-ups ont des besoins différents en matière de logiciels de gestion de projet que les grandes entreprises. Par exemple, les entreprises peuvent avoir besoin de gérer des projets avec des étapes d’exécution qui couvrent le monde entier, tandis que les projets de démarrage sont plus susceptibles de s’étendre sur un ou deux sites. Les démos peuvent vous aider à déterminer quels outils sont utiles pour la taille de votre organisation et lesquels créeront inutilement une courbe d’apprentissage plus abrupte.

Bien qu’un plan ou un outil logiciel puisse être le meilleur pour votre organisation à votre taille actuelle, ces besoins sont susceptibles de changer à mesure que vous grandissez. Par exemple, au fur et à mesure de votre croissance, vous aurez peut-être besoin d’un logiciel ou d’un plan avec de plus grandes capacités d’automatisation pour faire évoluer les opérations ou une plus grande capacité de stockage de fichiers. Ainsi, s’il est important de choisir un logiciel sans fonctionnalités inutiles, il est tout aussi important d’en choisir un qui continuera à répondre à vos besoins en fonctionnalités à mesure qu’ils grandissent.

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